Sätten vi jobbar på blir allt mer automatiserade och för var dag närmar vi oss det papperslösa samhället. Idag är det möjligt att på ett snabbt att smidigt sätt läsa in dokument i pappersform till datorn. Via dataprogram omvandlas den kopierade bilden till text som passar det systemet som används på kontoret. Detta har gett oss nya sätt att arbeta och nya möjligheter för att leda utvecklingen ännu ett steg närmare framtiden. Ett av de arbetsmomenten som moderniserats ganska ordentligt de senare åren är hur vi handlägger våra fakturor. De flesta vill ha dem automatiserade för att minska arbetet, trots detta är det vanligaste att fakturorna skickas i pappersformat. Genom att använda sig av fakturaskanning så går det ändå att få in fakturan i det befintliga systemet.

Därför är det så viktigt att få in fakturan i det interna datasystemet

Många tänker nog att det bara är att betala fakturan utan att den behöver skannas in i något system. Företag använder sig av fakturaskanning för att det underlättar hela kedjan. Det finns otroligt många fördelar med att ha en faktura i datorn. Den första anledningen är att många företag har ett automatiserat betalningssystem. Detta system jämför ordern med betalningsavin innan den är godkänds, både beloppet och ordernumret ska stämma överens. När en kundorder läggs så består kvittensen av ett nummer, det är alltså denna sifferkombination som jämförs med betalningen. På detta sätt får företaget en löpande bokföring på ett väldigt säkert sätt. Alternativet hade varit att betala fakturan, föra in anmärkningen i bokföringen och sedan spara avräkningsnotan inför redovisningen. Med fakturaskanning försvinner i stort sett alla dessa arbetsmoment.

Lätt att upptäcka problem

Med ett komplett system som innefattar alla de ekonomiska delarna är det lätt att upptäcka fel. Istället för att arbeta med det som är korrekt går det att flytta fokus på de delar där något fel uppstår. Fakturaskanning sparar även mycket tid då det gäller att ta fram material. Det går snabbt att plocka fram den aktuella fakturan via ett system. Det är företaget själv som fastställer vilka kriterier som ska vara sökbara. En av de aktörer på marknaden som erbjuder bra program för fakturaskanning är Readsoft. De var tidigt ute på den svenska marknaden med detta koncept och har stor erfarenhet av de olika systemen. De erbjuder flera tekniska lösningar till företag som vill modernisera och effektivisera sina befintliga system.